Cómo usar los chats internos para impulsar tu productividad

Slack, Teams, Hangouts de Google… son algunos de los nombres que ya forman parte de la vida cotidiana de muchos trabajadores. Los chats de comunicación interna ofrecen un sistema mucho más eficaz en el trabajo que se asemeja a la manera en que nos comunicamos en nuestra vida ‘offline’, por lo que ya están sustituyendo a las largas cadenas de e-mails de las empresas. ¿Cuáles son y cómo pueden ayudarnos a trabajar de manera más eficaz? ¿Qué impactos tienen en nuestra productividad?

Las aplicaciones de chat interno son uno de los grandes éxitos de la avalancha de herramientas para mejorar la productividad de las empresas que estamos viendo en los últimos años. Entre ellas, quizá la que más destaca es Slack , con más de 10 millones de usuarios habituales en todo el mundo. Un éxito que ha llevado a gigantes tecnológicos a desarrollar sus propias apps de chat interno. Microsoft ya tiene Teams, cada vez más popular, y Google ha desarrollado Hangouts Chat.

Se trata de una solución especialmente apropiada para equipos que trabajan en remoto o compañeros que trabajan desde casa ocasionalmente, y para seguir con el business as usual si alguno (o todos), se ve obligado a teletrabajar, como está ocurriendo con el actual confinamiento por el coronavirus.

Chats internos: trabajar mejor y más rápido

¿Cuál es el secreto para que estas aplicaciones sean cada vez más populares? Quizá su mayor ventaja es que hacen que la comunicación con los compañeros de trabajo sea más intuitiva, ya que esta es más similar a la forma en que nos comunicamos con amigos y familiares. Mandar un mensaje por Slack no es muy diferente a hacerlo por WhatsApp. Puedes incluso usar los mismos emoticonos. Pero además, estas apps ofrecen una serie de ventajas frente al e-mail, que sigue siendo canal de comunicación por excelencia en las empresas.

Organización por temas

Una de las principales innovaciones de los chats internos son los canales temáticos. Algo sencillo, pero que supone una nueva manera de organizar los flujos de comunicación en la empresa, ya que permiten dividir las conversaciones por temas.

¿Cómo se aplica esto en la práctica? Una empresa puede tener una lista de canales, por líneas de actividad, como por ejemplo: desarrollo de negocio, logística, diseño, comunicación… La división no tiene por qué ceñirse a las áreas de la compañía y se pueden crear canales específicos para temas puntuales, como un evento o la preparación de una propuesta de proyecto. En realidad, podemos crear canales sobre lo que queramos: The sky is the limit!

Además, en cada canal podemos incluir a personas distintas, con lo que aquellas que no trabajen directamente en un tema no tienen por qué recibir información que no les concierne. Adiós a las cadenas de e-mail con decenas de personas en copia.

Un centro de operaciones

A pesar de su nombre, las apps de chat interno no sirven solo para hablar. Además de enviar mensajes, las aplicaciones de comunicación interna permiten hacer hacer videollamadas, enviar enlaces para que varias personas puedan editar documentos simultáneamente o coordinar las agendas.

En realidad, son verdaderas centralitas de comunicación para las empresas del siglo XXI, en las que se pueden integrar muchas de las otras herramientas digitales presentes en las oficinas. A través de Slack o Microsoft Teams puedes hacer encuestas entre los miembros de un equipo, asignar tareas desde Trello, enviar enlaces para sincronizar agendas desde Doodle… Muchas de las herramientas que utilizan a diario las empresas se han puesto las pilas para desarrollar miniapps que se integran dentro de la interfaz de varias aplicaciones de chat interno.

Otra ventaja de estos sistemas es que evitan que congestionemos nuestra cuenta de e-mail con los mensajes que intercambiamos con nuestros compañeros de trabajo. Así dejamos espacio para nuestra comunicación externa.

Un espacio de conversación

No solo debemos hablar de cosas serias en Slack, Teams o Hangouts. Estas herramientas también pueden servir para crear grupos de personas de confianza o canales en los que quedar para ir a comer con tus compañeros de trabajo o comentar los asuntos del día a día. De esta manera, los chats internos pueden contribuir a mejorar las relaciones y el ambiente en el trabajo.

Crear canales en los que entablar conversaciones menos serias o incluso personales en estos chats tiene una ventaja adicional frente al correo electrónico: es mucho más fácil separar los mensajes importantes de los que no lo son, algo imposible con el e-mail, donde los mensajes llegan por el mismo canal y a menudo con notificaciones en pantalla. Adiós, distracciones inútiles.

Eso sí, piénsatelo dos veces antes de hablar de asuntos demasiado personales a través de los canales que te facilita la empresa. Recuerda que, bajo ciertas circunstancias, tu jefe podría leer los mensajes que envías si tiene sospechas de que no estás usando los canales de comunicación de la empresa o el material de forma adecuada.

Repaso cronológico al instante

Seguro que esto te suena de algo: vuelves a la oficina después de dos semanas de vacaciones y te pasas un día entero revisando e-mails por orden de llegada, pero que tratan de temas completamente distintos. Si tu equipo usa Slack o Teams, esto casi formará parte del pasado. Como las conversaciones están organizadas por temas, podrás ponerte al día de forma más práctica con solo revisar lo que se ha ido diciendo en cada canal.

Esto también es ideal para los nuevos trabajadores o para quien se una a un proyecto. De un vistazo, tendrá acceso a todos los intercambios de información y documentos relevantes.

Acceso inmediato a la información, estés donde estés

La gran mayoría de estos servicios de chat interno tienen su propia app para móvil. Suelen contar, además, con buenos sistemas de notificaciones que te permiten estar al tanto de los temas en los que trabajas en cualquier momento. Es tan fácil comunicarse con Slack o Teams desde un ordenador como desde un smartphone o una tablet. Y es tan intuitivo, e incluso divertido, como cuando chateas en WhatsApp o cualquier otra app de mensajería.

Pero cuidado… también pueden ser fuente de distracciones

Estas aplicaciones pueden hacer nuestra vida laboral mucho más fácil y efectiva. Pero si no las usamos bien, pueden acabar siendo contraproducentes. Como es tan fácil comunicarnos con ellas, tendemos a escribir más de lo que haríamos a través del e-mail. Consecuencia: notificaciones, notificaciones y más notificaciones (nuestro peor enemigo cuando necesitamos concentrarnos en una tarea). Frente a esto, te recomendamos:

• Trata de limitar el envío de mensajes superfluos en canales serios. Al igual que en los e-mails, es mejor enviar las informaciones de manera estructurada para evitar que el resto de compañeros reciban notificaciones superfluas.

• Silencia los canales y las conversaciones menos urgentes para recibir menos notificaciones.

• Ponte una hora límite para desconectar. Estas apps permiten fijar un horario en modo “no molestar”. Lo mejor de todo es que no te perderás ningún mensaje. Si un compañero tiene algo realmente urgente que decirte, puede pedir que te llegue una notificación en cualquier momento.

• Deja claras las reglas de uso con tu equipo. En el caso de equipos con personas que no se llevan muy bien con la tecnología, usar Slack o Teams podría ser una fuente de duplicación de canales si algunos miembros los usan y otros no. Las personas más mayores a menudo están más acostumbradas a enviar e-mails o compartir archivos a través del servidor interno de la empresa. Antes de pasarte a estas apps, es importante que todo el equipo vaya a una y os pongáis de acuerdo en cómo y para qué se van a usar.

Ahora que la palabra “productividad” está en boca de todos, cada vez más empresas se lanzan a integrar aplicaciones de comunicación interna como Slack, Teams o Hangout Chats para mejorar su eficacia. Pero cada equipo es un mundo, y aunque estas apps pueden ser de gran ayuda, no son una solución universal. A priori, son especialmente útiles para equipos pequeños o como herramienta complementaria para hacer más fácil el trabajo desde casa. El reto consiste en encontrar las que mejor se adapten a tus necesidades, así que te animamos a que las pruebes (si es que no las usas ya). ¡Ganarás en eficacia y flexibilidad!

Foto de WTTJ

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